Offertetraject

Afhankelijk van de besluitvormingsprocedures binnen uw organisatie dient op dit moment misschien een meer gedetailleerde begroting opgesteld te worden. Deze begroting is nodig om een tussentijdse Go-No Go beslissing door de directie en/of Raad van Bestuur in te bouwen. Op deze wijze heeft u op voorhand een mandaat waar de aanbesteding voor de systeemintegrator op uit zou mogen komen.
Het offerteproces bestaat uit de volgende onderdelen:

• Offerte aanvraag
• Offerte beoordeling
• Aanscherpen technische specificaties en onderhandelen over kosten en afspraken
• Definitieve offerte met een gekozen leverancier (=systeemintegrator)

Offerte aanvraag
Vraag niet slechts een offerte aan maar vergelijk offertes van meerdere systeemintegratoren (bijvoorbeeld twee of drie). Het functioneel Programma van Eisen is een onderdeel van uw offerteaanvraag en is voor u de leidraad voor de gesprekken met deze aanbieders. De system integrator doet u een voorstel voor een combinatie van technische oplossingen waarmee uw functioneel Programma van Eisen kan worden ingevuld.

Offerte beoordeling
Vergelijk het aanbod en ga na of deze technische oplossingen daadwerkelijk mogelijk maken wat u van plan bent. Ga ook na of datgene wat er geboden wordt niet te geavanceerd is voor wat u er mee wil. Wees kritisch en alert. Door heel goed in gesprek te gaan en aanvullende schriftelijke informatie aan te vragen, voorkomt u miscommunicatie. Stel ook vragen over de openheid en toekomstbestendigheid van het systeem en over de uitwisselbaarheid en verplaatsbaarheid van het systeem.
Woonzorg Nederland heeft goede ervaring met een aanpak in twee stappen:

• Informatieronde (Request for Information), waarbij de kandidaat-leveranciers een presentatie geven; liefst op de beoogde locatie en gecombineerd met een bezoek aan een referentieproject;
• Prijsaanbiedingsronde (Request for Proposal), neem bij aanbesteding ook de periodieke kosten in de gebruiksfase mee! Kosten voor onderhoud, updates software en service anderszins kunnen enorm verschillen en hebben een grote invloed op de business case.

Aanscherpen technische specificaties
Organisaties in de zorg willen af van gesloten systemen waar nieuwe software-toepassingen niet op kunnen draaien. Want daarmee bent u afhankelijk van een specifieke leverancier die misschien niet de software biedt die aansluit bij de wensen van uw organisatie. Bovendien gaan de technologische ontwikkelingen enorm snel en is het onhaalbaar om bij nieuwe toepassingen steeds bestaande systemen te moeten vervangen. Het streven is dan ook naar een open standaard, gestoeld op het DAP (Domotica Aansluit Punt) concept. De systeemintegrator is dan ook een merkonafhankelijke leverancier.